cloud-attendance クラウド型勤怠管理システム導入で押さえるべき法的ポイント完全ガイド（社会保険労務士監修・2025年版）
クラウド型勤怠管理システム導入で押さえるべき法的ポイント完全ガイド（社会保険労務士監修・2025年版）

最終更新日:2025.11.16（公開日：2025.11.16）
監修者：営業責任者 渥美 瞬
監修協力：社会保険労務士 河守 勝彦

クラウド勤怠システムの法的チェック

クラウド型勤怠管理システムは、企業の働き方改革や労務DXの中心的ツールとして注目を集めています。しかし、その導入には「労働基準法」「個人情報保護法」「電子帳簿保存法」など、複数の法令にまたがるリスクが潜んでいます。

制度を誤って運用すると、未払い残業や個人情報漏洩などの法的トラブルに直結する恐れがあります。本ガイドでは、社会保険労務士の専門的視点から、2025年現在の最新法令に基づき、クラウド型勤怠管理システム導入時に必ず押さえるべき法的ポイントを徹底解説します。

クラウド勤怠が“義務化”に近づいている理由

働き方改革関連法により、企業は労働時間の「客観的把握」を義務付けられています（労働安全衛生法第66条の8、労働基準法第108条・109条）。これにより、従業員の自己申告のみで労働時間を管理することは不十分とされ、客観的データ（ICカード、PCログ、クラウド打刻など）による記録が必要となりました。

クラウド型勤怠管理システムは、リアルタイム性と自動化を兼ね備えた手法として、多くの企業に導入が進んでいます。具体的な利点として以下が挙げられます。

打刻データの一元管理：

紙やExcel管理からの脱却

残業・休日労働の自動計算：

割増賃金の計算誤りを防止

多様な勤務形態への対応：

テレワーク、フレックス、シフト制などに柔軟対応

法改正への自動アップデート：

システム側で法令改正に対応

一方で、「導入しても法的に十分か」「記録保存は大丈夫か」といった懸念も少なくありません。次章では、関係する主要法律を整理します。

クラウド型勤怠管理システムに関係する主な法律

労働基準法

労働時間・休憩・休日などの労務管理の根幹を規定。特に第32条（労働時間）、第36条（時間外労働の協定届）、第109条（帳簿保存義務）が勤怠システムの設定に直接影響します。

  • ・出勤簿・労働時間記録の保存期間：5年間（2020年改正・2025年時点で経過措置終了）
  • ・1分単位の労働時間記録が望ましい（切り捨て処理は違法）
  • ・客観的記録の原則：「使用者は始業・終業時刻を客観的に把握し、記録する義務あり」

個人情報保護法

クラウドシステムに蓄積される勤怠データ（氏名、社員番号、位置情報など）は個人情報です。
2022年改正法および2025年時点の最新ガイドラインでは、以下が義務化・推奨されています。

  • ・利用目的の明示（就業規則や労働契約書への明記）
  • ・データ暗号化、アクセス権限管理
  • ・第三者提供時の同意または委託契約の明確化
  • ・個人情報漏えい発生時の個人情報保護委員会報告義務

電子帳簿保存法

出勤簿は「労基法上の法定三帳簿」に該当。電子データで保存する場合は、次の条件を満たす必要があります。

  • ・見読性の確保（すぐに画面表示・印刷可能）
  • ・改ざん防止措置（履歴管理やタイムスタンプ）
  • ・検索性（氏名・期間別など）

マイナンバー法

給与計算機能と連動している場合、マイナンバーを扱う可能性があります。
暗号化・アクセス制限などの特定個人情報保護措置を遵守することが必須です。

労働基準法から見た勤怠管理システムの実務要件

客観的記録の確保

勤怠打刻は「誰が・どこで・いつ」働いたかを正確に示す証拠です。不正打刻（代理打刻・虚偽打刻）を防止するため、以下の仕組みを整える必要があります。

  • ・ICカードや顔認証の導入：本人確認精度を高める
  • ・GPS記録の活用：リモート勤務・直行直帰でも打刻場所を特定
  • ・修正履歴管理：管理者が打刻修正を承認する仕組み

残業代計算の精度

  • ・法定外残業25%、休日労働35%、深夜労働25%以上
  • ・36協定の上限（原則月45時間・年360時間）超過時の警告機能
  • ・所定休日と法定休日の区別設定

システム設定ミスにより誤支給が発生する事例は多く、導入時には社労士による初期設定監査を推奨します。

データ保存とアクセス

保存義務期間は5年間。解約後も出勤簿データへアクセスできる契約設計が必要です。
ベンダーとの契約書には「解約後のデータ提供」「バックアップ期間」を明記しましょう。

個人情報保護法対応の実務ポイント

勤怠情報は「従業員の生活行動履歴」とも言えるセンシティブ情報です。以下の安全管理措置が求められます。

  • ・通信・保存時の暗号化（SSL/TLS, AES※高水準の暗号化方式等）
  • ・データアクセスの最小権限化
  • ・外部委託先との秘密保持契約（NDA）締結
  • ・従業員向けの利用目的説明会の実施

位置情報・生体認証を使用する場合は、「業務上の必要性」「利用範囲」「保存期間」を明文化しておくことが望まれます。

就業規則・社内体制整備の必要性

クラウド勤怠システム導入時には、就業規則の改定や従業員周知が不可欠です。

規程への明記

「従業員は会社が指定する勤怠管理システムにより、出退勤時に打刻を行わなければならない。打刻漏れが生じた場合は所属長の承認を得て修正するものとする。」
このような条文を就業規則に盛り込み、従業員説明会を実施することで、労使間の合意形成がスムーズになります。

労基署届出と周知義務

就業規則変更時は、労働者代表の意見聴取・労基署への届出・社内掲示の三段階を踏むことが法定手続きです。

システム選定・契約時の法的チェックリスト

チェック項目内容
法令対応労基法・個人情報保護法・電子帳簿保存法への対応確認
機能性1分単位記録、36協定上限アラート、変形労働制対応
セキュリティISO27001／プライバシーマーク取得、国内データセンター利用
サポート体制法改正対応アップデートの有無、サポート窓口体制
データ保全解約後のデータ提供方法、バックアップ頻度

よくあるトラブル事例と対応策

事例① 打刻漏れによる未払い残業

原因：修正ルール未整備、管理者チェック不足
対応策：当日修正アラート設定＋管理者承認ワークフロー導入

事例② GPS監視がプライバシー侵害と主張された

原因：説明不足、利用目的の明示なし

対応策：事前同意取得＋業務上必要な範囲のみ利用を明示

事例③ システム障害で給与計算遅延

原因：バックアップ体制未整備、BCP計画なし
対応策：障害時代替手段（手動記録）を事前策定、定期バックアップ契約

社会保険労務士に相談すべき理由

勤怠システム導入は「ツールの選定」ではなく、「労務管理体制の再設計」です。専門家である社会保険労務士は以下の点で支援可能です。

  • ・法令遵守の観点からの設定監査
  • ・就業規則・労使協定改定のサポート
  • ・個人情報保護体制・安全管理措置の助言
  • ・労働時間管理に関する労基署対応支援

まとめ：法令遵守と業務効率化を両立する導入を

クラウド型勤怠管理システムは、企業にとって「法令遵守」「DX推進」「働き方改革」を同時に実現できる重要な仕組みです。
ただし、導入前に法的観点を十分に確認し、運用ルールを整備することが成功の鍵です。

  • ✅ 労働時間は1分単位で客観的に記録
  • ✅ 個人情報保護・データ暗号化を徹底
  • ✅ 就業規則と運用ルールを整備
  • ✅ 社労士の監修を受けて導入

法的リスクを最小限に抑え、従業員と企業が安心して利用できる勤怠管理システムを構築しましょう。

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