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Web会議システム導入の流れ

Web会議システム導入の流れ

 多くのメリットをもつWeb会議ですが、導入する場合は綿密な計画を立てる必要があります。利用シーンの明確化やシステムの選定を怠った場合、導入成果を上げることが難しくなるだけでなく、かえってコストがかかってしまう可能性もあります。そこで以下では、最大限の効果を得るためのWeb会議システム導入の流れをご紹介します。ノートPC

①導入する目的を明確にする
 どんなシーンでWeb会議を活用するのか、具体的にイメージしましょう。会議室と会議室を結んで大勢で会議をするのか、自宅作業者や海外出張に出かけている社員と本社を結ぶのか等、シチュエーションや参加人数によって最適なサービスは異なります。

②システムの選定と環境整備
 これらを選ぶ際のポイントは、①無料版か有料版か、②オンプレミス型かクラウド型かの2つです。まず、無料版と有料版どちらを導入するかを選びましょう。無料版はコストがかかりませんがシステムが貧弱、有料版はコストがかかるがシステムが充実しているという特徴があります。
 次に自社にサーバーを設置するオンプレミス型かクラウドからサーバーを借りるクラウド型かを選択します。オンプレスミス型は情報漏洩のリスクが低いが高価、クラウド型は情報漏洩のリスクはありますが安価という特徴があります。
 
③必要な機材を用意するリモートワーク
 カメラやマイクなどの機器は基本的にPCやスマートフォン、タブレットに搭載されていますが、画質や音質に不満がある場合やカメラ等が搭載されていないモデルの場合は、別途購入する必要があります。

④各種マニュアルの準備
 「使い方が分からない」は普及を妨げる大きな要因となります。各種マニュアルを用意し、初めての人でも簡単に利用ができるように整備します。また、問合せ窓口も設置し、疑問点に即応できる体制を整えるようにしましょう。

⑤規程の整備
 Web会議システムを含む在宅勤務制度の実効性を確保するためにも、規程を定め、十分な体制を整えておくことが重要です。具体的には、最低限以下の項目について決めておくと良いでしょう。


・在宅勤務の対象者
  ⇒ 例えば、勤務3年以上の者、在宅勤務の必要性があり、かつ在宅勤務を行う上で問題がないと認められる者など。

・在宅勤務時の労働時間および休憩時間並びに休日
  ⇒ 在宅勤務の場合、労働時間及び休憩時間の区分が不明確になりがちなため、ルールを明記しておくべきでしょう。

・セキュリティなどのガイドライン
  ⇒ 例えば、自宅以外の場所での勤務の禁止や、情報管理規程の厳守などが考えられます。

 働き方改革などの後押しもあり、今後テレワーカーが増えることで、Web会議システムの重要度はますます高まっていくことが予想されます。コスト削減や会議の効率化等、企業に様々なメリットをもたらすWeb会議システム。社内のコミュニケーションを円滑にする効果も期待できるので、ぜひ導入を考えてみてはいかがでしょうか。

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