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Web会議システムを導入する!

ウェブ会議システム

Web会議システムを導入する!
  ~メリット・デメリットと具体的な導入方法~


 新型コロナウィルスの感染症対策として、不要不急の外出自粛要請が出されたことで、従業員の在宅勤務をはじめとするテレワークの導入・検討を進める必要性が出てきた企業も多いのではないでしょうか。しかし、テレワークを導入する際に問題になってくるのが、在宅勤務をしている従業員同士のコミュニケーションや、クライアントとの打合せをどのように進めていくかという点です。そこで注目を集めているのが、遠隔にいてもスムーズにコミュニケーションが取れるWeb会議です。Zoom(ズーム)などが有名です。今月号では、Web会議システムを導入する上で知っておきたいメリットやデメリット、テレワークにおけるWeb会議の活用方法について解説していきます。

 

Web会議システムとは・・??
 Web会議システムとは、インターネットを使用し、資料の共有や対話を可能とするソフトウェアのことです。パソコンやスマートフォン、タブレットなど、インターネットにアクセスできる機器があれば、距離や時間に関係なく簡単に利用でき、遠くまで出張して会議をする必要もなくなり、時間や費用を削減することができます。また、新型コロナウィルスの影響により、Web会議システムを営業やセミナーに活用する企業も増えています。
 Web会議システムは基本的にクラウドサービスを用いて提供されており、利用者はベンダーと契約をして、そのサービスを利用します。サーバーの管理や運営だけでなく、障害発生時の対応もベンダーが行うため、利用者はシステムのメンテナンスにコストをかけることなく、業務に集中することができるのです。


Web会議システム導入のメリットとデメリット会議

メリット

〇 業務の効率化につながる!
Web会議システムを導入すると、移動時間を大きく短縮することができます。クライアントや他店舗、他営業所との商談や打合せのために移動することなく、自宅やオフィスなど都合の良い場所から会議に参加できるため、今まで移動に使っていた打合せ前後の時間を、本来の業務にあてることが可能です。

〇 コストカットができる
テレビ会議のように高額な専用機器を必要としない、出張の際にかかる交通費が不要になる等、Web会議によってそれまでかかっていた出費を抑えることができ、コストカットにつながります。

〇 情報共有のスピードを迅速化
チーム単位で情報共有をしようと思っても、全員のスケジュール調整を行い、場所を抑えて会議をするためには時間がかかります。Web会議であれば隙間時間に実施できるため、情報共有のスピードが格段に上がります。

〇 多様な働き方を実現するメリットデメリット
離れた場所に居る人と気軽にコミュニケーションが取れるようになるため、在宅ワークなどの多様な働き方ができます。また、家庭の都合等でオフィスに出勤することができない社員は、テレワークによってキャリアを継続でき、優秀な人材の離職防止にもつながります。


デメリット

〇通信状況に左右されるremotedeskwork.png
Web会議システムの通信状況はインターネット回線の混雑に左右されます。接続状況が悪ければ最悪の場合、会議が中断してしまう恐れがあります。

〇大人数の会議には向いていない
Web会議システムは少人数向けのものが基本のため、参加する人数が多いと誰が発言したか分からなかったり、映像が小さくなることで画質が下がったり等の弊害が考えられます。

〇表情や雰囲気を読み取りにくい
小さなPCやタブレットの画面越しのやり取りではどうしても臨場感が足りず、参加者の表情や態度から雰囲気を読み取ることが難しいと言えます。人事面談などの場合は対面の方が適していると言えるでしょう。

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