社外人事部ブログ

「テレワークで進む給与明細の電子化3つの注意点」

こんにちは。井上英美です。
今回はテレワークで進む給与明細の電子化について解説いたします。


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[1] 給与明細の電子化とは?

給与明細の電子交付方法は以下の3つ。
最近ではクラウド上でのWEB閲覧も多くなっていますね。


1.電子メールを利用する方法
2. 社内LAN・WANやインターネット等を利用して閲覧する方法
3.フロッピーディスク、MO、CD-ROM等の磁気媒体等に記録して交付する方法


[2] 給与明細は発行しないといけないの?

所得税法によって、企業は従業員に給与支給日までに支払明細書を
交付しなければならないと定められています。

コロナ禍で出社を制限している場合には、
事前に従業員へ説明し、支給日後配布する等も運用の一つですね。


なお、「交付」は紙の明細書にだけではなく、
従業員の承諾を得て、電磁的方法(WEB)により
明細書を提供することが認められています。

ただし、従業員から紙の明細書を請求された場合には
応じる必要があるのでご注意ください。


[3] 給与明細電子化における3つの検討ポイント

1.給与明細へのアクセス方法を決定

  従業員によるインターネット環境の確認や、
  システムの操作方法(マニュアルの作成)の説明などが必要となります。

  また、その際に不正アクセスやウイルス対策等の
  セキュリティの確保も考慮しなければなりませんね。

  特に情報の秘匿性から社外だけでなく社内でも
  機密性は保ちたいところです。

2.従業員と同意書を結ぶ

  所得税法では、給与明細や源泉徴収票を電子交付する場合、
  従業員からの同意を得なくてはならないとされています。

  従業員とのトラブルを未然に防ぐためにも、
  事前に丁寧な説明を行い、
  同意書を取得しておくと良いでしょう。

3.給与計算システムとの連携

  運用中の給与計算システムとの互換性は経理担当からするとマストな条件です。
  手間が逆に増えてしまっては本末転倒となってしまいます。


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◆今週のポイント◆

【1】アクセス方法決定の際事前に従業員のPC、スマホ所有を調べておく。
【2】従業員の合意を得て、同意書を結ぶ。
【3】セキュリティを確保し、情報流出経路を塞ぐ。
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従業員個人のメールアドレスとスマホ・PCで
給与明細配信の電子化は簡単に行えます。

毎月の業務で費用対効果を得られやすいので、
是非この機会に検討されてみてはいかがでしょうか?

給与明細電子化(WEB明細)導入でのご不明点等お気軽にご相談ください。

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